Hối phiếu là gì? Hướng dẫn cách lập mẫu hối phiếu đúng quy định

Hối phiếu là một công cụ thanh toán, được nhiều người quan tâm và sử dụng. Đặc biệt là với những người thiếu vốn, chưa đủ tài chính để thanh toán ngay lập tức. Vậy hối phiếu là gì? Có những loại nào và cách lập hối phiếu ra sao? Hãy cùng Chứng khoán Vina tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây. 

Hối phiếu là gì?

Hối phiếu có tên tiếng Anh là “Bill of Exchange” hay còn gọi là hối phiếu đòi nợ. Đây chính là một loại giấy chứng nhận vay nợ trong thời gian ngắn hạn giữa người phát hành (chủ nợ) và người nhận hối phiếu (con nợ). 

Trong đó, người đi vay vốn sẽ có trách nhiệm phải thanh toán không điều kiện đầy đủ khoản nợ trước đó cho người/tổ chức cho vay khi đến hạn trả (đã xác định từ trước) hoặc ngay khi có hối phiếu đòi nợ.

Hiện nay, hối phiếu nội địa ít gặp hơn do việc vay vốn trực tiếp từ ngân hàng khá dễ dàng. Hối phiếu nước ngoài thường được sử dụng phổ biến khi giao dịch ngoại thương, nhất là vận tải hàng hóa xuyên quốc gia. Loại hối phiếu đặc biệt nhất là tín phiếu kho bạc, được nhà nước phát hành với mục đích trả nợ ngắn hạn.

Ví dụ: Một công ty xuất nhập khẩu Việt Nam nhập một lô hàng trị giá 10.000 USD từ Mỹ nhưng chưa có đủ tiền mặt thanh toán ngay. Đại diện công ty xuất khẩu sẽ phát hành hối phiếu trị giá 10.000 USD trong thời hạn 2 tháng. 

Như vậy, công ty bên Mỹ đang cho công ty Việt Nam nợ số tiền bằng giá trị ghi trên hối phiếu. Bên Việt Nam cần thanh toán đầy đủ theo hối phiếu trong thời gian hạn định (trong 2 tháng) thì bên ngân hàng mới cung cấp đủ chứng từ cần thiết để nhận lô hàng trên. 

Đặc điểm của hối phiếu

Hối phiếu có tính trừu tượng

Bên ký phát không bắt buộc phải ghi lý do lập hối phiếu, dù hợp đồng thương mại là cơ sở cho việc lập, ký phát hay ký chấp nhận hối phiếu. Khoản tiền nợ được ghi trên hối phiếu hoàn toàn độc lập, riêng biệt với hợp đồng mua bán cơ sở.

Chính vì thế, khi có sự thanh toán hoặc chuyển nhượng hối phiếu, các bên liên quan chỉ cần hiểu rõ các việc liên quan đến đến ký phát, ký hậu, quá trình chuyển giao, chấp nhận, sự bảo lãnh, truy đòi,… Các bên cần kiểm tra các bước thực hiện có tuân theo đúng quy định pháp luật hay mà không cần quan tâm đến cơ sở ký phát.

Cũng chính vì đặc điểm này mà các doanh nghiệp có thể “bắt tay” trước với nhau để ký phát hối phiếu khống. Đây là loại hối phiếu có số tiền vượt quá giá trị thực tế của giao dịch hoặc không dựa theo hợp đồng mua bán thực tế phát sinh. Theo quy định của pháp luật, hối phiếu khống bị nghiêm cấm ký phát và không được lưu hành. 

Tờ hối phiếu có tính bắt buộc

Theo quy định pháp luật, người bị ký phát hối phiếu có nghĩa vụ thanh toán số tiền đúng theo mức ghi trên đó, không được viện bất cứ lý do nào để từ chối. Chỉ trừ trường hợp hối phiếu được lập trái với pháp luật. Đây là đặc trưng quan trọng và nổi bật nhất của hối phiếu.

Tính lưu thông đặc trưng của hối phiếu

Bản chất của hối phiếu như một loại giấy đòi nợ có thời hạn, sử dụng một hay nhiều lần trong thời gian hiệu lực để:

• Thanh toán đầy đủ một khoản nợ bất kỳ.
• Chuyển nhượng hối phiếu (có chiết khấu hoặc không) cho người khác.
• Cầm cố hoặc dùng để thế chấp hối phiếu khi cần vay vốn tại Ngân hàng thương mại.
• Chiết khấu theo quy định ở Ngân hàng thương mại và tái chiết khấu ở Ngân hàng Trung Ương.

Hối phiếu có thể được bán lại theo mức giá chiết khấu (giá thấp hơn mệnh giá ghi trên hối phiếu) cùng lãi suất ngắn hạn trên thị trường nếu như hối phiếu được chấp nhận và ký hậu. Ngân hàng có thể đóng vai trò là người chấp nhận trong trường hợp này.

Có những loại hối phiếu nào?

Theo thời hạn thanh toán

Theo thời hạn thanh toán, hối phiếu được chia thành 2 loại: 

• Hối phiếu trả ngay (At sight bill): Được ký phát từ trước, người nhận cần tiến hành thanh toán ngay khi nhận được hối phiếu. Trên thực tế thì quá trình thanh toán khoản tiền này thường được thực hiện trong vòng 2 ngày làm việc sau khi hối phiếu được xuất trình.
• Hối phiếu có kỳ hạn (Usance bill/Time bill): Thời hạn thanh toán cụ thể được quy định bởi người ký phát hối phiếu. Với loại hối phiếu này khi giao dịch, người thụ hưởng đều xuất trình hối phiếu để được người bị ký phát chấp thuận.

Theo giấy tờ đi kèm

• Hối phiếu trơn (Clean Bill): Hối phiếu không có kèm theo các chứng từ thương mại. Có 2 cách để lấy tiền là thanh toán nhờ thu trơn và thanh toán tín dụng trơn.
• Hối phiếu kèm chứng từ (Documentary Bill): Hối phiếu có kèm theo các loại chứng từ thương mại, cụ thể như:
  • Hối phiếu có chứng từ trả tiền ngay (D/P – Document against Payment)
  • Hối phiếu có chứng từ chấp nhận (D/A – Document against Acceptance).

Dựa trên tính chuyển nhượng

• Hối phiếu đích danh (Nominal Bill): Quyền thụ hưởng chỉ dành cho người được ghi tên cụ thể trên hối phiếu.
• Hối phiếu vô danh (Holder or Bearer Bill): Trên hối phiếu không ghi cụ thể người nhận mà ghi chung như “trả cho…”’ hoặc “trả theo lệnh… Ai nắm giữ hối phiếu cũng có thể thụ hưởng khoản tiền được ghi đó.
• Hối phiếu chuyển nhượng theo lệnh (Order Bill): Chuyển nhượng theo thủ tục ký hậu, trên đó có ghi “Pay to the Order of Mr/Ms A” (Tên riêng của người).

Theo đối tượng ký phát hối phiếu

• Hối phiếu thương mại (Trade Bill): Được sử dụng trong giao dịch thương mại, đặc biệt là xuất nhập khẩu hàng hóa. Người cho vay, ký phát để thu tiền từ bên nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C. Trong đó, L/C chính là thư tín dụng được ngân hàng phát hành khi có yêu cầu của người nhập khẩu. Nếu người ký phát xuất trình đầy đủ các chứng từ theo quy định trước đó trong đúng thời hạn thì ngân hàng sẽ thanh toán một khoản tiền nhất định cho bên đó. 
• Hối phiếu ngân hàng (Bank Draft): Hối phiếu được ngân hàng ký phát, yêu cầu ngân hàng đại lý thanh toán một khoản tiền cho người được thụ hưởng trên hối phiếu.

Một vài cách phân loại khác

Ngoài những cách phân loại mẫu hối phiếu ở trên, một số cách khác nhau như: 

• Phân loại dựa trên cách thức thanh toán: 
  • Thanh toán theo hình thức nhờ thu; 
  • Thanh toán theo hình thức tín dụng chứng từ.

• Dựa trên nghiệp vụ chấp nhận: 
  • Đã được ký chấp nhận; 
  • Chưa được ký chấp nhận.

• Dựa theo loại tiền tệ: hối phiếu nội tệ và ngoại tệ

Những bên tham gia hối phiếu

• Người ký phát (drawer): Bên lập và tiến hành ký phát Hối phiếu, hay còn có thể hiểu là bên chủ nợ. 
• Người bị ký phát (drawee): Bên nợ – có nghĩa vụ thanh toán theo đúng thời gian cho bên ký phát số tiền ghi trên Hối phiếu. 
• Người thụ hưởng (beneficiary): Bên sẽ được nhận số tiền trên Hối phiếu, tùy theo trường hợp mà người thụ hưởng có thể là người ký phát, người nhận chuyển nhượng hoặc người đang nắm giữ hối phiếu.
• Người chấp nhận (Acceptor): Người bị ký phát sau khi tiến hành ký chấp nhận sẽ trở thành người chấp nhận. Nếu Hối phiếu thuộc loại trả ngay thì không cần phải ký chấp nhận hối phiếu.
• Người chuyển nhượng (Endorser/Assignor): hối phiếu có thể được chuyển nhượng từ người này qua người khác qua trao tay hoặc hoàn thành thủ tục ký hậu.
• Người bảo lãnh (Avaliseur): Người tiến hành thanh toán hối phiếu khi Hối phiếu đã đến hạn nhưng bên chấp nhận chưa thanh toán.

Hướng dẫn cách lập hối phiếu chi tiết nhất

Để lập mẫu hối phiếu theo đúng quy định, bên lập cần phải cung cấp đủ thông tin bắt buộc trên tờ hối phiếu, thể hiện qua văn bản có chữ ký, số lượng bản theo sự thống nhất hai bên. Lưu ý rằng Hối phiếu đều phải là bản gốc. 

Trong đó, hối phiếu cần có đầy đủ các thông tin sau:

Phần 1: Ghi rõ tiêu đề, số hiệu của hối phiếu

Theo quy định của luật pháp Việt Nam, tiêu đề của hối phiếu phải ghi rõ ràng tên “Bill of Exchange” hoặc cách gọi khác “Draft”. Nếu thông tin không rõ ràng, hối phiếu không có hiệu lực. Mọi hối phiếu đều bắt buộc có số hiệu để tham chiếu dễ dàng, khi tiến hành thanh toán L/C phải có phương pháp thể hiện số hiệu theo tiêu chuẩn riêng.

Phần 2: Khoản tiền cần thanh toán

Tính bắt buộc của hối phiếu là một trong những đảm bảo với người ký phát, khác với loại giấy tờ yêu cầu trả nợ. Khi nhận được hối phiếu từ bên thụ hưởng, bên phát hành cần thanh toán khoản nợ và không được viện bất cứ lý do nào để từ chối. Số tiền ghi cần thỏa mãn các yêu cầu sau:

• Viết rõ bằng số và chữ thể hiện cả đơn vị tiền tệ, ví dụ USD, VND… 
• Hối phiếu vô hiệu nếu như số tiền ghi bằng số và chữ khác nhau (Theo luật pháp tại Trung Quốc và quy định tại ISBP).
• Trường hợp khác nhau về số tiền bằng số và số tiền ghi bằng chữ thì sẽ thanh toán theo số tiền ghi bằng chữ Theo luật ULB 1930, Luật của các nước Anh, Mỹ, Luật CCCN Việt Nam).

Phần 3 và 5: Thông tin người bị ký phát

Tên và địa chỉ người phải thanh toán khoản nợ (người bị ký phát) là thông tin quan trọng nhất, bắt buộc phải ghi rõ ràng và đầy đủ. Bên bị ký phát có thể là ngân hàng phát hành L/C (khi thanh toán HP bằng L/C) hoặc là bên đứng tên nhập khẩu.

Phần 4: Thời hạn cần thanh toán hối phiếu

Đây là điền theo thỏa thuận giữa các bên, có thể là hối phiếu thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm. Vài nội dung về thời gian thanh toán gồm: 

• Payable at sight: Cần thanh toán ngay.
• Payable on presentation: Tiến hành thanh toán khi đã xuất trình hối phiếu.
• Payable on demand: Thanh toán khi nhận được yêu cầu.
• At X days after sight of this…: Thanh toán sau X ngày tính từ thời điểm hối phiếu được ký phát.
• At X days after acceptance: Thanh toán sau X ngày tính từ thời điểm được chấp nhận.
• At X days after BL date of this…: Thanh toán sau X ngày tính từ thời điểm ký vận đơn.
• At X days after shipment date of this…: Thanh toán sau X ngày tính từ thời điểm giao hàng.

Phần 6: Thông tin bên thụ hưởng

Bên thụ hưởng có thể là người ký phát, người đang nắm giữ hối phiếu được chuyển nhượng qua hình thức ký phát hoặc trao tay. Bên nợ sẽ cần thanh toán cho bên thụ hưởng được chỉ định.

Phần 7: Địa điểm và thời gian ký phát

Nơi lập hối phiếu và địa điểm phải trùng nhau, yếu tố này cực kỳ quan trọng với các hối phiếu quốc tế. Đây là căn cứ cho việc quy chiếu luật điều chỉnh. Bên cạnh đó, ngày lập cần nằm trong khoảng thời gian còn hiệu lực của L/C, sau thời điểm lập hóa đơn và sau ngày mở L/C

Phần 8: Thông tin người ký phát

Các thông tin này sẽ bao gồm tên riêng, địa chỉ người ký phát – là người có trách nhiệm thanh toán cho người thụ hưởng. Trường hợp người bị ký phát không chấp nhận thanh toán thì người ký phát bắt buộc phải thanh toán cho người thụ hưởng nếu đã chuyển nhượng hối phiếu. 

Hối phiếu cần có đầy đủ chữ ký của bên ký phát, là người có chức vụ, đầy đủ quyền hạn và năng lực pháp lý đại diện cho doanh nghiệp. Chữ ký này bắt buộc phải ký bằng tay mới được chấp nhận là hối phiếu có hiệu lực.

Trên đây là các thông tin quan trọng về hối phiếu, chức năng cũng như cách lập hối phiếu chi tiết nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn về công cụ thanh toán này, từ đó hiểu rõ về hối phiếu, tránh tình trạng sử dụng trái phiếu không, sai quy định của pháp luật.