Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán: Nguyên tắc và cách thực hiện

Để đánh giá và báo cáo tình tài chính trong một khoảng thời gian nhất định, doanh nghiệp cần lập bảng cân đối kế toán. Bảng này phải được lập theo quy chuẩn chung, phù hợp với quy định pháp luật. Vậy nguyên tắc và cách lên bảng cân đối kế toán như thế nào? Hãy cùng VNSC tìm hiểu qua nội dung dưới đây.

Tại sao cần lập bảng cân đối kế toán?

Dựa vào danh mục tài sản được tổng hợp trong bảng cân đối kế toán, nhà quản lý nắm được tình hình và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, từ đó đưa ra đánh giá và điều chỉnh phù hợp hơn. Cổ đông và nhà đầu tư dựa vào thông tin này để quyết định có nên tiếp tục đầu tư hay không.

Dựa vào mục nguồn vốn, nhà quản lý biết được tình hình phân bổ vốn và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào đó, nhà quản lý đánh giá và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp hơn trong tương lai. Đây cũng là bản báo cáo tình hình hoạt động của doanh nghiệp với công chúng. 

Lập bảng cân đối kế toán là điều doanh nghiệp bắt buộc phải làm vì đây là một trong những tài liệu quan trọng cần cung cấp cho Cơ quan thuế khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây sẽ là căn cứ để doanh nghiệp được giảm/ miễn thuế TNDN.

Cần chuẩn bị gì trước khi lập bảng cân đối kế toán?

Trước khi làm bảng cân đối kế toán, bạn cần hiểu rõ quy trình và chuẩn bị những tài liệu cần thiết như sau:

Cơ sở lập bảng cân đối kế toán

Cơ sở lập bảng cân đối kế toán là các số liệu kế toán của doanh nghiệp. Do đó, kế toán viên cần thu thập tất cả giấy tờ, tài liệu kế toán để thu thập và tổng hợp số liệu, phục vụ cho việc xây dựng bảng cân đối kế toán. Cách thu thập số liệu như sau:

• Số liệu được tổng hợp từ sổ kế toán, thẻ kế toán, các bảng tổng hợp chi tiết.
• Số liệu ở cột “Số đầu năm” trong bảng cân đối kế toán kỳ này/năm nay lấy từ cột “Số cuối kỳ” của bảng kỳ trước/năm trước.
• Số liệu ở cột “Số cuối kỳ” trong bảng mới là số liệu ở cột “Số dư cuối kỳ” trên các tài liệu kế toán liên quan.
• Các tài khoản đầu 1 và 2 ghi các chỉ tiêu liên quan đến Tài sản.
• Các tài khoản đầu 3 và 4 ghi các chỉ tiêu liên quan đến Nguồn vốn.

Quy trình lập bảng cân đối kế toán

Lập bảng cân đối kế toán theo quy trình 6 bước sau:

• Bước 1: Tổng hợp, kiểm tra và xác thức các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
• Bước 2: Tạm khóa sổ kế toán và đối chiếu số liệu ở các tài liệu kế toán có liên quan như thẻ kế toán, hóa đơn, bảng tổng hợp…
• Bước 3: Thực hiện các bút toán kết chuyển và khóa sổ kế toán của kỳ kinh doanh cũ.
• Bước 4: Làm bảng cân đối số phát sinh tài khoản.
• Bước 5: Làm bảng cân đối kế toán theo mẫu B01.
• Bước 6: Kế toán trưởng và các nhân sự có liên quan kiểm tra và ký duyệt.

Các bước chuẩn bị số liệu

Kế toán viên chuẩn bị số liệu theo 5 bước như sau để tránh sai sót số liệu khi lập bảng cân đối kế toán:

• Bước 1: Xác thực số dư đầu kỳ trên các tài khoản kế toán hiện tại khớp với số dư cuối kỳ tương ứng trên Bảng cân đối kế toán kỳ trước đó.
• Bước 2: Kiểm tra các thông tin gồm các bút toán hạch toán trong kỳ, số dư tài khoản, thuế, bảo hiểm, số liệu từ khách hàng…
• Bước 3: Kiểm tra các bút toán kết chuyển cuối kỳ và đảm bảo các tài khoản đầu 5,6,7,8,9 có số dư bằng 0 tại thời điểm lập báo cáo. Sau đó, khóa số liệu kế toán đến thời điểm lập báo cáo. 
• Bước 4: Kiểm tra các số liệu chi tiết theo tài khoản, phân chia số liệu theo các mục tài sản và nguồn vốn.
• Bước 5: Lập “Bảng cân đối phát sinh tài khoản”, đảm bảo số dư nợ, dư có trên bảng này khớp với tài khoản.

Nguyên tắc thiết lập bảng cân đối kế toán

Để đảm bảo tính thống nhất, dễ dàng kiểm tra, đánh giá, bảng cân đối kế toán cần được lập theo nguyên tắc chung. Những nguyên tắc này quy định việc sắp xếp, phân bổ số liệu trong bảng theo trình tự thống nhất. Những doanh nghiệp có cùng đặc điểm chu kỳ kinh doanh sẽ lập bảng theo nguyên tắc giống nhau.

Doanh nghiệp với chu kỳ kinh doanh bình thường 12 tháng

Tài sản và Nợ phải trả của doanh nghiệp được quy định theo nguyên tắc sau:

• Tài sản ngắn hạn và Nợ phải trả ngắn hạn: Có thời gian thu hồi và thanh toán trong vòng không quá 12 tháng kể từ ngày lập báo cáo.
• Tài sản dài hạn và Nợ phải trả dài hạn: Có thời gian thu hồi hoặc thanh toán từ 12 tháng trở lên tính từ ngày lập báo cáo.

Doanh nghiệp với chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng

Tài sản và Nợ phải trả của doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc như sau:

• Tài sản ngắn hạn và Nợ phải trả ngắn hạn: Có thời gian thu hồi hoặc thanh toán trong 1 chu kỳ kinh doanh bình thường.
• Tài sản dài hạn và Nợ phải trả dài hạn: Có thời gian thu hồi hoặc thanh toán dài hơn 1 chu kỳ dinh doanh bình thường.

Với doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh theo chu kỳ, khi lập bảng cân đối kế toán cần kèm theo một bản thuyết minh nêu rõ đặc điểm chu kỳ kinh doanh và thời gian diễn ra một chu kỳ kinh doanh.

Doanh nghiệp hoạt động không theo chu kỳ kinh doanh cụ thể

Tài sản và Nợ phải trả của những doanh nghiệp này được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần, không phân chia thành các khoản ngắn hạn và dài hạn.

Cách lập bảng cân đối kế toán

Sau khi có được các số liệu chính xác, bước cuối cùng của lập bảng cân đối kế toán là sắp xếp các số liệu đó vào cột phù hợp, đảm bảo Tổng Tài sản luôn bằng Tổng Nguồn vốn. Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200 có thể được lập như sau:

Tài sản

Hiểu đơn giản, tài sản là những gì doanh nghiệp sở hữu, có quyền sử dụng, thế chấp, chuyển nhượng, thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định hoặc cho đến khi chuyển nhượng.

Tài sản ngắn hạn (100)

Đây là những tài sản doanh nghiệp có quyền sử dụng, chuyển nhượng trong khoảng thời gian dưới 1 năm (12 tháng) hoặc dưới 1 chu kỳ kinh doanh bình thường. Trong bảng cân đối kế toán, tài sản ngắn hạn bao gồm những khoản sau: Tiền và các khoản tương đương tiền (110), Đầu tư tài chính ngắn hạn (120), Các khoản phải thu ngắn hạn (130), Hàng tồn kho (140) và Tài sản ngắn hạn khác (150).

Tài sản dài hạn (200)

Là những tài sản mà doanh nghiệp có quyền sở hữu, sử dụng, chuyển nhượng, thu hồi trên 12 tháng. Bao gồm  Các khoản phải thu dài hạn (210) và Tài sản cố định (220).

Sau khi tổng hợp các tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, cộng 2 mục này với nhau được Tổng tài sản (270).

Nguồn vốn

Nguồn vốn là nguồn tài chính doanh nghiệp huy động được được phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Dựa vào cách thức huy động vốn có 3 chỉ tiêu vốn gồm vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, kinh phí và quỹ khác.

Vốn chủ sở hữu

Đây là nguồn vốn do thành viên thành lập, cổ đông đóng góp vào quỹ chung của doanh nghiệp. Một số thành phần thuộc vốn chủ sở hữu gồm:

• Vốn chủ sở hữu 
• Vốn góp của chủ sở hữu
• Thặng dư vốn cổ phần
• Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu
• Vốn khác của chủ sở hữu
• Cổ phiếu quỹ
• Chênh lệch đánh giá tài sản
• Chênh lệch tỷ giá

Nợ phải trả

Là tổng hợp toàn bộ các khoản nợ đã đến hạn của doanh nghiệp tính tới thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Nợ phải trả bao gồm:

• Nợ ngắn hạn (310): Bao gồm các khoản nợ có thời hạn dưới 12 tháng hoặc dưới 1 chu kỳ kinh doanh.
• Nợ dài hạn (330): Là toàn bộ những khoản nợ có thời hạn trên 12 tháng hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh.

Nguồn kinh phí và quỹ khác (430)

Đây là những khoản tiền sử dụng làm kinh phí cho các hoạt động sự nghiệp, các dự án và để mua TSCĐ của doanh nghiệp, bao gồm Nguồn kinh phí (431), Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (432).

Sau khi tổng hợp đủ 3 mục vốn chủ sở hữu, nợ phải trả và các nguồn kinh phí, cổng 3 phần này sẽ tính được Tổng nguồn vốn (440). Chỉ tiêu này phải bằng Tổng tài sản (270).

Một số lỗi sai cần lưu ý khi lập bảng cân đối kế toán

Lập bảng cân đối kế toán là công việc phức tạp, cần làm việc với nhiều con số, so sánh, đối chiếu và tổng hợp nhiều khoản mục. Chỉ cần sai một bước nhỏ sẽ sai hết, bạn mất thời gian làm lại. Dưới đây là một số sai sót bạn cần lưu ý:

Sai sót về hình thức

Một số lỗi sai về hình thức bảng cân đối kế toán như sau:

• Sai đơn vị tính: Đơn vị tiền tệ duy nhất xuất dùng để đo lường các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán theo quy định của nước ta là Đồng Việt Nam (VNĐ). Tất cả những đồng tiền khác đều phải quy đổi về giá trị của Đồng Việt Nam.
• Thiếu chữ ký: Bảng cân đối kế toán hoàn chỉnh cần có đầy đủ chữ ký của Người lập bảng, Kế toán trưởng và Giám đốc.
• Sai thời gian: Thông thường thời gian lập bảng cân đối kế toán là kết thúc năm tài chính, trừ trường hợp có thay đổi đặc biệt sẽ được ghi vào thuyết minh.

Sai sót về nội dung

Bao gồm những sai sót liên quan đế cách tổng hợp và sắp xếp các khoản mục trên bảng cân đối kế toán, cụ thể:

• Một số doanh nghiệp đưa khoản đầu tư có thời hạn thu hồi hoặc có thời hạn thu hồi còn lại trên 3 tháng vào mục “Tiền và tương đương tiền” là sai quy định.
• Người lập không nắm chắc các khoản đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp dẫn đến tổng hợp sai lãi, lỗ các khoản đầu tư chứng khoán.
• Doanh nghiệp không trích lập hoặc trích lập thiếu ở khoản “Trích lập dự phòng phải thu khó đòi”.
• Ghi nhận sai lệch về giá hàng tồn kho do không thống nhất về cách tính giá giữa các đơn vị, bộ phận và thời điểm ghi nhận.
• Không trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu gần đến hạn dẫn tới thiếu hụt ngân sách do khách hàng không trả nợ đúng hạn/ không thể trả nợ.
• Tỷ giá ngoại tệ hiện nay được áp dụng theo thông tư 201/2009/TT-BTC, không còn áp dụng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 nữa.

Trên đây là những thông tin cơ bản về nguyên tắc và các bước thực hiện lập bảng cân đối kế toán. VNSC hy vọng những thông tin này có thể giúp bạn hiểu về cách làm bảng cân đối kế toán, quy trình lập để thực hiện dễ dàng hơn.