Hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online theo đúng quy định

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là vấn đề cần được quan tâm, đặc biệt là với những cá nhân có nhiều nguồn thu nhập phát sinh. Hiện nay, để thực hiện quyết toán, người lao động có thể tự điền tờ khai thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng tại trang thông tin của Tổng Cục Thuế. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước và những điểm cần lưu ý về vấn đề này.

Đối tượng cần tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Người lao động có thể tự quyết toán thuế hoặc lựa chọn uỷ quyền cho doanh nghiệp để quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp người lao động không được ủy quyền thì buộc sẽ phải tự quyết toán từ tiền lương, tiền công theo đúng quy định. Căn cứ vào điểm d khoản 6 Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP và theo Công văn 636 hướng dẫn về quyết toán thuế TNCN, những trường hợp sau phải tự quyết toán thuế TNCN: 

• Trường hợp người lao động đủ điều kiện để uỷ quyền nhưng đã nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ doanh nghiệp, trừ khi doanh nghiệp thu hồi và hủy chứng từ đó.
• Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một doanh nghiệp nhưng không còn làm việc tại đó vào thời điểm uỷ quyền quyết toán thuế.
• Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một doanh nghiệp, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ.
• Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại nhiều doanh nghiệp.
• Người lao động chỉ có thu nhập vãng lai và đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (bao gồm cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).
• Trường hợp người lao động chưa có đăng ký mã số thuế.
• Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đồng thời nằm trong diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, bệnh hiểm nghèo,.. thì phải tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013.

Trước kia người lao động cần nộp hồ sơ kê khai thuế trực tiếp nhưng hiện nay đã có thể quyết toán thuế TNCN online thông qua cổng thông tin của Tổng Cục Thuế. Quy định mới này giúp rút ngắn thời gian và công sức cho việc thực hiện nghĩa vụ công dân là nộp thuế.

Lưu ý: Nếu cá nhân không thực hiện việc quyết toán thuế TNCN theo đúng quy định có thể gặp những vấn đề sau:

– Xử phạt lỗi vi phạm hành chính với cá nhân phải nộp thuế nhưng không thực hiện kê khai đúng thời hạn và bị cơ quan Thuế phát hiện.

– Trường hợp cá nhân nộp tiền thuế thừa so với mức cần đóng nhưng kê khai quyết toán thuế sai thời hạn sẽ không được hoàn trả và cũng không được trừ vào kỳ thuế tiếp theo.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quy định về thời hạn quyết toán và nộp hồ sơ khai thuế theo kỳ từng năm được thể hiện rõ tại Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:

– Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 (quý I) tính từ ngày kết thúc năm theo dương lịch hoặc theo năm tài chính với hồ sơ quyết toán thuế theo năm; Muộn nhất là ngày cuối cùng trong tháng đầu tiên năm dương lịch (tháng 1) hoặc năm tài chính với hồ sơ khai thuế theo năm.

– Thời hạn quyết toán thuế TNCN của đối tượng trực tiếp quyết toán thuế muộn nhất là vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 năm dương lịch (tháng 4).

Theo đó, thời hạn quyết toán và hoàn thành nộp hồ sơ có tờ khai thuế thu nhập cá nhân  năm 2023 là các mốc sau:

– Chậm nhất là đến ngày 31/3/2023 đối với đối tượng là hồ sơ quyết toán thuế theo năm.

– Chậm nhất là đến ngày 04/5/2023 (kéo dài hạn do nghỉ lễ 30/4/2023) với những trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân mới đơn giản nhất từ tiền lương, tiền công

Các bước hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN online

Các trường hợp là cá nhân tự quyết toán thuế TNCN cho các khoản thu nhập có thể tự thực hiện nhanh chóng qua cổng thông tin chính thức của Tổng Cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online chính xác và đầy đủ nhất.

Bước 1: Đăng nhập website của Tổng Cục Thuế/Điền thông tin

– Truy cập vào trang web của Tổng Cục Thuế TẠI ĐÂY và đăng nhập theo MST của bạn. 

– Điền đầy đủ thông tin về MST và mã kiểm tra rồi ấn chọn tiếp tục. Khi đăng nhập thành công sẽ hiển thị giao diện trang như hình bên dưới.

– Bạn ấn chọn phần “Quyết Toán Thuế” , tiếp đó nhấn vào “Kê khai trực tuyến”.

– Tiếp đó là điền thông tin cho tờ khai thuế thu nhập cá nhân, trong mục “Chọn thông tin tờ khai” bạn chọn loại Tờ khai 02/QTT-TNCN.

– Phần “Chọn cơ quan Thuế quyết toán” bạn chỉ cần nhập theo các ô tương ứng, tích chọn 1 trong 3 trường hợp.

Trường hợp 01: Chọn ô này khi có duy nhất một nguồn trực tiếp khai thuế trong năm và làm việc tại các tổ chức quốc tế hay thu nhập từ nước ngoài chưa khấu trừ tại nguồn. Chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại phần “Cục thuế”. Tiếp tục chọn Cục thuế quản lý tổ chức chi trả. Loại tờ khai: Tờ khai chính thức/bổ sung.

Trường hợp 2: Chọn ô này khi có từ 2 nguồn thu nhập trở lên, gồm cả khai trực tiếp và đã khấu trừ trước. Tiếp đó, bạn điền các thông tin theo hướng dẫn của bảng.

Trường hợp 3: Chọn ô này nếu bạn không trực tiếp khai thuế và nguồn thu duy nhất đã khấu trừ trước đó qua nơi làm việc. Sau đó khai thông tin về chuyển đổi nơi làm việc. Tuỳ thuộc vào việc bạn có thay đổi nơi làm việc hay không mà bạn sẽ phải điền các trường thông tin tương ứng như hai hình ảnh dưới.

– Sau đó chọn trường hợp quyết toán theo mô tả như hình, theo năm dương lịch từ đầu đến cuối năm. Nếu người nộp thuế thuộc diện giảm thuế do thiên tai, bệnh dịch hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì cần nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế.

– Chọn nút Tiếp tục → Đến phần hiển thị cho NHẬP DỮ LIỆU TỜ KHAI

Bước 2: Điền dữ liệu tờ khai quyết toán thuế TNCN online

Trang hiển thị phần nhập thông tin cho tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Bao gồm các mục như sau:

[01] đến [06]: Hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin. Chọn phần Tờ khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ giảm thuế nếu bạn thuộc nhóm này.

[07] đến [08]: Chọn theo thông tin bạn đang sinh sống. 

[09]: Nhập số điện thoại liên lạc – phần này bắt buộc.

[10]: Mục Fax có thể không điền.

[11]: Nhập địa chỉ email của bạn – phần bắt buộc.

[12] đến [14] Thông tin về đại lý thuế (nếu có).

[15] đến [19] Hệ thống tự nhập phần thông tin này.

[20] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) của người kê khai trong kỳ thuế hiện tại. TNCT ở mục này]=[21]+[23]

[21] Tổng TNCT từ các nguồn đã phát sinh ở Việt Nam. Cơ quan trả thu nhập có chứng từ cho cá nhân nhập vào tờ khai. Ví dụ. Chị A làm cho công ty B từ tháng 1 đến tháng 5 có tổng TNCT là 50 triệu VNĐ, chuyển sang công ty C làm từ tháng 6 đến tháng 12 có tổng TNCT theo hợp đồng là 200 triệu VNĐ. Vậy mục [21] chị A cần điền tổng là 250 triệu VNĐ.

[22] Tổng TNCT phát sinh ở VN được miễn giảm theo quy định.

[23] Tổng TNCT phát sinh ở nước ngoài.             

[24] Hệ thống tự điền theo thông tin đã đăng ký trước đó.   

[25] Những phần giảm trừ = [26] + [27] + [28] + [29] + [30]

[26] Hệ thống tự điền tổng mức giảm trừ với người đóng thuế.

[27] Hệ thống tính tổng theo số lượng người phụ thuộc đã đăng ký.

[28] Mục giảm trừ cho các khoản thiện nguyện, khuyến học. Cần chứng từ cụ thể. 

[29] Tự điền khoản trừ cho đóng bảo hiểm.

[30] Tự điền khoản đóng quỹ hưu tự nguyện theo chứng từ.  

[31] Tổng TNTT ([31]=[20]-[22]-[25]) do hệ thống tự tính theo dữ liệu đã nhập. 

[32] Tổng thuế TNCN của kỳ thuế được hệ thống tính. 

[33] Số thuế đã nộp trong kỳ thuế: ([33]=[34]+[35]+[36]-[37]-[38])

[34] Số thuế đã được khấu trừ trước khi trả lương.

[35] Số thuế người lao động tự nộp theo MST cá nhân không qua cơ quan làm việc.

[36] Số thuế nộp ở nước ngoài nếu phát sinh.   

[37] Số thuế được khấu trừ do nộp ở nước ngoài trùng bởi quyết toán vắt năm.     

[38] Số thuế tự nộp trùng bởi quyết toán vắt năm.

[39] Tổng thuế TNCN được giảm trừ trong kỳ [39]=[40]+[41]        

[40] Số thuế cần nộp trùng bởi quyết toán vắt năm.  

[41] Tổng các khoản được giảm khác.

[42] Tổng số thuế TNCN người lao động phải nộp trong kỳ thuế đang quyết toán ([42]=([32]-[33]-[39])>0)

[43] Số thuế miễn khi số phải nộp ít hơn 50 nghìn vnđ (0<[42]<=50 nghìn vnđ)

[44] Tổng số thuế nộp thừa tại kỳ thuế ([44]=([32]-[33]-[39])<0)

[45] Tổng số thuế theo đề nghị hoàn trả [45]=[46]+[47]          

[46] Số thuế cần hoàn trả lại cho người nộp thuế. Nếu bạn thuộc mục này cần điền thêm các dữ liệu sau:        

[47] Số thuế bù trừ cho những khoản phải nộp ngân sách NN khác, điền thêm các thông tin:           

[48] Tổng số thuế TNCN bù trừ cho kỳ thuế sau: ([48]=[44]-[45]). Bạn sẽ biết được số thuế TNCN trong kỳ này của mình được hoàn hay phải nộp thêm. Sau khi đủ các mục như trên, nhấn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 3: Nộp hồ sơ sau khi quyết toán thuế TNCN

Nếu bạn đã có tài khoản giao dịch thuế điện tử thì bước này rất đơn giản: → Bấm lưu lại bản nháp + Hoàn thành tờ kê khai → Chọn kết xuất xml → nhấn tiếp Gửi tờ khai → nhớ chọn thêm tệp đính kèm  → chọn các loại giấy tờ khấu trừ (Choose File) → nhấn tiếp tục → nhập đúng mã xác thực OTP được gửi về điện thoại cá nhân → nhấn Nộp Tờ khai thành công.

Còn trường hợp bạn chưa có TKGD thuế điện tử thì bạn sẽ cần nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đến Cơ quan Thuế (Bộ phận một cửa). 

– Sau khi kê khai xong bạn lưu bản nháp + hoàn thành kê khai thuế. 

– Nhấn kết xuất XML. 

– Lưu lại file có đủ thông tin vào máy tính.

– Nhấn Nộp tờ khai, điền mã kiểm tra để xác thực rồi nhấn Tiếp tục.

– In tờ khai. Sau khi có file bạn chỉ cần mở qua itax viewer → In tờ khai → Ký tên người khai thuế TNCN và nộp đến bộ phận Thuế.

– Để kiểm tra trạng thái tờ khai đã nộp của bạn đã có trên hệ thống của CQT hay chưa, bạn vào Vào Tab: Tra cứu tờ khai và chọn theo loại tờ khai thuế cần kiểm tra  → Nhấn ngày gửi → Tra cứu.

Trong bài viết trên, VNSC đã chia sẻ chi tiết hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online cho những bạn đang quan tâm. Các thông tin được cập nhật theo quy định mới nhất về cách tính quyết toán thuế TNCN, mong rằng sẽ mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích và dễ dàng áp dụng cho bản thân.